Implementar la digitalización masiva de documentos

Una ventaja competitiva para las organizaciones ágiles

La digitalización masiva de documentos es un proceso tecnológico que permite convertir la información tangible en un formato físico a una imagen digital en formato electrónico. Este proceso puede ser descrito en su manera más sencilla como la carga de contenidos a una herramienta de Gestión Electrónica de Documentos, pero si consideramos organizaciones donde existe un volumen alto de producción archivística es necesario aplicar mecanismos automatizados de captura, así como la integración de los sistemas que soportan la interacción de las imágenes digitales.

Lo anterior con un fin común, fomentar la utilización del archivo digital para subir al siguiente nivel: búsquedas interactivas ´online´. Tiempos de respuesta inmediatos y distribución electrónica bajo estándares internacionales de Control de Documentos (ej. Normas ISO). Para ello es necesario:

Es un objetivo claro de ésta metodología el asegurar que el proceso de digitalización se realice con un alto nivel de calidad (es decir, lograr la satisfacción del cliente) y de este modo facilitar la integración directa con el Archivo Digital, el cual no debe ser visto como una versión moderna de los Archivos de Gestión, sino más bien como una simbiosis entre el flujo de material físico indispensable en toda organización y el apoyo electrónico de los contenidos.

El proceso de digitalización descrito dentro de la metodología de procesamiento masivo tendrá en consideración la forma cómo se efectúa la carga de los documentos digitalizados en el Gestor de Contenidos, teniendo en cuenta todos los requisitos definidos por éste para su almacenamiento además de cumplir con la normativa existente tanto organizacionalmente como en el ámbito Nacional.

La producción masiva

Las líneas de producción que utilizamos hoy en día para agilizar el proceso de digitalización masiva no son algo reciente, se originan con procedimientos que han sido diseñados hace más de 100 años. Henry Ford, con su revolucionaria industria inició la primera línea de ensamblaje de montaje en movimiento, esa visión radical fue la que ha patrocinado tantos cambios en la manera de hacer las cosas, incluyendo obviamente los procedimientos de digitalización e indexación en la actualidad.

A principios de 1900 esto se vislumbraba como una verdadera hazaña, considerando que algunas partes de su famoso modelo T se hacían a mano y que para ensamblar un coche se necesitaban cerca de 12 horas, desde que se iniciaba en la línea de producción hasta que salían listos para su venta. Henry Ford contemplaba este tema desde hace mucho tiempo. En la actualidad las plantas empaquetadoras, productoras y miles de fábricas aplican ese principio en casi todas las áreas del conocimiento.

La mejora continua, otra lección aprendida

La frase: planificar, hacer, verificar y actuar vista como un ciclo o espiral es lo que llamamos la mejora continua. Los resultados de este proceso en constante evolución permiten a las empresas una mejora integral de la competitividad en productos así como en los servicios. En nuestro caso lo que nos interesa más son los servicios que obviamente, aplicando esta metodología van a ir mejorando la calidad, reduciendo los costos, optimizando la productividad y aumentando la rentabilidad de la organización prestadora de los servicios.

Si aplicamos estos dos principios, conocidos ampliamente en los círculos de la Gestión de la Calidad podremos obtener:

En cuanto a la planificación:

• Establecer las actividades del proceso, describirlas una a una y documentar el resultado esperado, el cual no será perfecto pero de eso se trata la mejora continua.

• Desmembrar esas actividades para establecer en cada una de ellas el cumplimiento de las especificaciones a lograr,

• Cuando sea posible, por no llamarlo conveniente, realizar pruebas de preproducción o pruebas piloto para verificar los posibles resultados (nada es como nos lo imaginamos, ¿cierto?).

• Preguntar, preguntar, preguntar para profundizar en el proceso. Suponer es la base de todo el enredo.

• Verificar que los requisitos especificados cumplen con el servicio ¨planificado¨.

Con respecto al hacer:

• Si hemos efectuado una prueba piloto no caminamos a ciegas pero la producción del contenido digital siempre tiene excepciones, documentarlas afina el proceso.

• La tecnología ayuda pero también debe revisarse y optimizarse, en algunos casos el ¨Sistema¨ no se ha diseñado para procedimientos específicos por lo que ajustes, programación y mejoras serán requeridas.

• A veces es mejor iniciar con pequeños pasos y no ser ambiciosos ya que empezar a máxima producción impide hacer ajustes tempranos. Lo anterior incurre en consecuencias que involucran en tiempo y esfuerzo desmesurado.

Considerando el control o verificación:

• Pasado un período previsto de antemano, se podrán contar con los primeros resultados, que servirán como documento de análisis para compararlos con los requisitos especificados inicialmente. ¿La digitalización es oportuna?, ¿Los criterios de calidad se cumplen?, ¿hay errores en la organización no contemplados?, ¿los costos fueron mayores a los previstos?

• Las herramientas de evaluación ayudan a cuantificar desviaciones, el Diagrama de Pareto, la famosa curva 80% - 20% apropiada para organizar datos. Todo esto para centrar los esfuerzos de la línea de producción en lo más importante. Otras herramientas conocidas en el mundo de la Calidad también son aplicables a estos servicios tales como los diagramas de correlación, el diagrama de Ishikawa (usado paralocalizar las verdaderas causas del problema), o incluso el famoso Cuadro de Mando para establecer indicadores de gestión que nos den un estado del arte en nuestro proceso. Lo anterior puede ser tan complicado como lo deseemos pero podemos incluso considerar opciones más sencillas como listas de chequeo basadas en la duplicación o repetición de nuestro proceso veces.

La última etapa, el actuar:

• A partir de los resultados obtenidos en nuestro procedimiento de digitalización masiva de documentos y luego de aplicar mecanismos formales de verificación se procede a poner en práctica lo aprendido para mejorar el proceso. Es cuando aparecen las famosas recomendaciones (que si no se documentan se las lleva el viento). Ésta última etapa es el inicio de un nuevo ciclo que nos acerca un poco a la perfección.

• Una forma universalmente conocida es la llamada ¨lista de acciones correctivas¨ pero pueden ser complementadas con mecanismos más formales como el Análisis de Valor que no es más que un método paraaumentar el valor del servicio.

Es importante señalar que todo el proceso completo de digitalización, independientemente de las características del mismo, de dónde se ejecute, cómo se realice y quienes sean las personas encargadas de llevarlo a cabo cuenta con un conjunto de etapas claramente diferenciadas que deben ser analizadas en cada caso específico: identificación, clasificación, búsqueda, transporte y recepción, preparación, digitalización o captura, reconocimiento óptico de datos, indexación, control de calidad, firma, carga al gestor de contenidos, devolución e incluso para algunos clientes el archivado o expurgo. Todo visto como un servicio único que evoluciona en el tiempo.