Servicios de Gestión Documental

Uno de los desafíos más importantes de la era en la que vivimos, es la toma de decisiones para diferentes gestiones dentro de una empresa, una de ellas es la rama de la Archivología, encargada del manejo de los documentos tanto físicos como digitales.

Si bien es cierto los especialistas que se dedican a la conservación y preservación de los archivos han ejecutado un conjunto bien definido de funciones, entre las que se encuentra la clasificación de los documentos, el orden y el tiempo que pueden perdurar en los archivos, el archivado procurando proteger su soporte, tener un método para localizarlos rápidamente entre otras, sin embargo, durante los últimos años con el desarrollo de nuevas tecnologías, muchas organizaciones han comenzado a manejar volúmenes de documentos mayor del que pueden procesar diariamente, lo que imposibilita distinguir entre la información realmente valiosa de las otras que no lo son tanto, debido a esto nos hemos visto en la necesidad de incluir herramientas tecnológicas que puedan resolver este problema en las organizaciones, para poder cumplir con las actividades diarias. Esto ha provocado que la gestión documental gane cada día más protagonismo e importancia.

Los documentos son vitales porque sus contenidos resultan imprescindibles para cualquier empresa, al igual que el desarrollo de conocimientos del personal a nivel profesional, se hace evidente que los servicios de gestión documental proponen brindar a los individuos y a las instituciones las facilidades para un uso efectivo y eficiente de los documentos. Sin embargo, en Latinoamérica los documentos digitales se han aceptado como tal hace solo unos pocos años atrás, esto ha provocado que algunos aspectos legales aun no estén definidos del todo para este formato, aunque en la mayoría de ellos se trabaja arduamente.

La gestión documental ha permitido diferentes ventajas que convierte en ganadores a unos y en perdedores a otros, ganadores a todas aquellas organizaciones que tengan suficiente visión para tener una gestión consistente de los documentos además de adquirir los recursos de hardware y software necesarios para ejecutar los servicios que demanda la archivística, entre estos beneficios podemos mencionar:

• Reducir el espacio físico de archivo debido a la transformación en formato digital.
• Obtener una rápida localización de los documentos debido a los diferentes criterios y campos de búsquedas, además de poder registrar la ubicación del documento físico.
• Procura preservar el documento de los deterioros debido a la constante manipulación.
• Automatiza actividades eliminando tareas manuales
• Garantiza el acceso a la consulta de los archivos por niveles de seguridad.
• Disminuye considerablemente la perdida de documentación.
• Mejora de forma general el manejo de la información lo cual es un factor determinante para el desarrollo de una empresa.
• Simplifica el tiempo que debe invertir el colaborador en la gestión de documentos.
• Aumenta la productividad lo cual hace una empresa ser capaz de enfrentar un mercado cada vez más competitivo.
• Agiliza todos los procesos de la empresa, donde se involucren documentos.

En estos tiempos en los que es de vital importancia cuidar el medio ambiente juega un papel muy relevante el buen manejo de los documentos físicos en el mundo empresarial.

Toda empresa debe contar con un sistema eficiente en donde se refleje un buen flujo de trabajo, sistematizar las políticas considerando aspectos como el valor exacto del documento a procesar y almacenar, determinar su ciclo de vida, asegurar la continuidad de la calidad de su información, garantizar que una vez almacenado el documento no pierda valor, facilitar el acceso a la información y preservar documentos de mayor relevancia.

La tecnología revoluciona de una manera imposible de obviar y unas de las razones para llevar a cabo un proyecto de gestión documental es presentarle al cliente un control de todos sus documentos lo cual permitirá saber su estado, ubicación, personal a cargo, esto automatiza y garantiza la entrega oportuna de información y ahorros de tiempo en ejecución, el rendimiento del personal se hace más eficiente debido a que las tareas manuales pasan a ser automáticas y esto disminuye el margen de error.

Con la aplicación de gestión documental el resultado sin duda es significativo, hacen de la empresa un organismo sostenible administrativamente.

Escrito por Leslie Rivera, Analista de Gestión Documental de Global Business It Corp.