Estrategias para la gestión de documentos integrados

Una forma inteligente de afrontar el futuro con el menor esfuerzo posible.

La Gestión de Documentos Integrada (GDI) ha surgido como una clase vital de servicios de middleware (lógica de intercambio de información entre aplicaciones) que unifica la creación de documentos, almacenamiento y transferencia con aplicaciones críticas inmersas en los procesos de negocio. Esta visión empresarial toma cada vez más valor ya que se considera una estrategia coherente con metas claras que evitarán los costosos esfuerzos de reingeniería en el futuro.

Muchos de los sistemas de gestión de documentos hacen un gran esfuerzo de integrarse directamente con otras aplicaciones, de modo que los usuarios podrán consultar los documentos existentes desde el repositorio del sistema de gestión de documentos, realizar cambios y guardarlo en el repositorio como una nueva versión, todo sin salir de una solicitud, orden de compra, etc. Esta integración esta comúnmente disponible para suites de oficina, correo electrónico o software colaborativo. La integración a menudo utiliza estándares abiertos como ODMA, LDAP, WebDAV y SOAP para permitir la interconexión con otros programas y el cumplimiento de los controles internos.

Debemos recordar que en la mayoría de las organizaciones apoyadas en la tecnología para la gestión de sus procesos, el objetivo primordial es facilitar la creación colaborativa, el acceso simple de la información mediante opciones de fácil recuperación y la reutilización rápida de los documentos como punto de partida para la mejora continua. Establecer un proyecto a largo plazo parece ser la opción más sensata pero ¿estamos dispuestos a seguir este camino?, se recomienda que las empresas evalúen los pasos siguientes:

Crear un programa de implementación 'retroalimentado'

Entendiendo por este vocablo de acepción no común el hecho de que la información producida en un periodo de tiempo será el insumo para que, tras un análisis, permita realizar distintos ajustes. Uno de los primeros pasos en la implementación de una estrategia de GDI en la organización es la creación un equipo de trabajo que pueda liderizar los cambios venideros, se encargue de la toma de decisiones y patrocine el proyecto.

Este grupo supervisa los avances del proyecto y toma las decisiones estratégicas que involucran cambios globales, relacionados principalmente con los procesos impactados en función a las estrategias puestas en práctica. Una vez creado este comité podemos avanzar en los siguientes elementos:

• Identificar todos los proyectos tecnológicos en marcha. El enfoque típico down- top que ha prevalecido en la oportunidad de 'sincerar' el cúmulo de sistemas que han ido creciendo en las unidades organizativas.

• Reconocer la intersección de requisitos funcionales y técnicos en las áreas administrativas.

• Estimar la viabilidad de la implementación en las áreas de interés. Considerar un sistema único de Gestión de Documentos Integrado, preferiblemente con un solo proveedor lo suficientemente robusto para atender todas las necesidades posibles.

• Plasmar los requisitos de integración para que los departamentos de la compañía inicien el proceso de homologación de sus contenidos.

• Desarrollar una metodología para generar un inventario de documentos corporativos que incluya volúmenes, condiciones de uso y pronósticos de crecimiento.

Justificar los Costos, una necesidad saludable.

Cuantificar la situación actual y compararla con la esperada es una práctica común y realmente positiva cuando se trata de solicitar los recursos financieros para continuar con el proyecto. Determinar por ejemplo el porcentaje del tiempo utilizado para localizar la información en sus puestos de trabajo y contrastarlo con el requerido para ubicar la misma información en un GDI es una prueba de peso que puede justificar el desembolso del dinero requerido. El personal Directivo siempre se hace la misma pregunta: ¿desarrollar la Gestión de Documentos Integrada es simplemente una buena idea? o realmente representa un paso hacia adelante en la eficiencia de nuestra organización.

Estudios relacionados con el tema han determinado que la generación de documentos requiere del 30 por ciento de tiempo destinado a la búsqueda de información útil para la generación de nuevo conocimiento y las cifras siguen aumentando, por lo tanto, cuando cuantificamos el ahorro para 500 usuarios los números se hacen prometedores. Por otra parte, además de los costos del recurso humano asociado con el procesamiento manual de los documentos, otros gastos asociados al papel ayudan a enfocar los esfuerzos hacia la dirección apropiada.

Los documentos electrónicos y el almacenamiento en computadores personales no son la misma cosa pero pueden llegar a ser un dolor de cabeza. Nos hemos topado alguna vez con múltiples documentos que residen en los discos duros individuales y sistemas de almacenamiento compartido así como varias versiones de los mismos registros, lo que nos hace suponer costos adicionales en términos de tiempo y recursos.

Determinar los servicios de procesamiento para los clientes.

Cuando se trata de requerimientos funcionales, la Gestión de Documentos Integrada puede ser muy exigente, pero siempre podemos determinar un conjunto básico de servicios para los módulos puestos en producción. Estos incluyen:

• El registro de entrada de documentos (check-in).
• El módulo de control de versiones.
• Seguridad a nivel de documentos, por grupos de trabajo y gestión de perfiles. • Manejo de atributos, indexación, búsqueda y recuperación.
• Administración de la exclusión mutua para documentos en edición.
• Asociación lógica entre documentos.
• Organización por series, sub-series y tipología documental.
• Gestión del ciclo de vida de los documentos.

Todos estos servicios (y los demás que se requieran) deben estar alineados a los procesos del negocio. Las empresas deben evaluar lo 'ya establecido' para determinar los beneficios que se esperan alcanzar con la implementación del sistema de gestión documental integrado. Esto implica definir las funciones y responsabilidades de los usuarios. Determinar los roles para cada aspecto del sistema de gestión de documentos es un pre-requisito para la implementación. (por ejemplo, los administradores del sistema, los autores, los revisores y los usuarios de consulta).

La creación de un equipo de GDI para un proyecto exitoso.

A pesar de disponer de un equipo de trabajo que lideriza los cambios, durante la etapa de desarrollo es necesario robustecer la plantilla del personal que ejecutará el proyecto.

Como ya suponemos, deben existir representantes de cada una de las áreas del negocio que participan en el proyecto, de este modo es posible decidir sobre el impacto en los procesos, la arquitectura para el manejo de documentos y los flujos de trabajo. El personal de TI es responsable de la validación y viabilidad de los requisitos del sistema. Todos los miembros del equipo participan en talleres durante el transcurso del proyecto, reuniendo la información necesaria y aportando ideas sobre la cultura organizacional que involucre consideraciones de funcionamiento particulares.

El equipo ampliado involucra a los usuarios finales del sistema. Por lo general son de la misma área funcional. Aportan durante la creación de los prototipos y proporcionan datos sobre la 'facilidad de uso' del Sistema. Por otra parte los desarrolladores apoyan al resto de los miembros del equipo técnico de gestión y ejecución de aplicaciones. Implementan las personalizaciones necesarias para cumplir con los requerimientos del negocio en el sistema de gestión de documentos.

Preparación del inventario documental.

En él se pretende identificar el flujo de documentos, los patrones de recuperación y de acceso, volúmenes, y otra información importante relacionada con los atributos de búsqueda que ayudan a agruparlos en base a la tipología documental.

Durante este proceso se pueden desarrollar catálogos con la finalidad de informar sobre una materia u objetivo específico, es aquí donde se describen unidades documentales relacionadas por su autor en razón de una afinidad temática, cronológica o por un criterio establecido de antemano.

Hay que determinar la interacción sobre la cual serán sometidos los documentos, bien sea: el check-out, check-in y la creación de versiones en sus actividades laborales diarias. Los revisores participan en el ciclo de incorporación de material adicional en los proyectos. Ellos generan anotaciones y participan en la selección del recorrido de los documentos. De este modo también utilizan las herramientas de flujo de trabajo que impulsan la distribución de archivos. Los aprobadores promueven los proyectos de documentos a un siguiente nivel de revisión o de estatus final, dependiendo de la reglas definidas para el ciclo de vida asociado.

Completar el inventario de documentos antes de iniciar una aplicación GDI ayuda a garantizar que la arquitectura del sistema, las definiciones de los documentos y relaciones entre ellos se apliquen correctamente desde la primera vez. Por otra parte, siguiendo el ciclo de vida de los documentos, se pueden desarrollar nuevas reglas de flujo de trabajo y optimizar los procesos del negocio para lograr los mayores beneficios posibles del sistema de gestión documental.

Definición de un Repositorio Corporativo.

Una de las decisiones más importantes a la hora de implementar e integrar es la selección apropiada de un repositorio de gestión de documentos que se adapte a la arquitectura empresarial deseada. Inicialmente, las empresas hicieron muchas implementaciones con Sistemas de Gestión de Documentos usando un enfoque de 'aplicación'. No es una cuestión de escalabilidad, sino de diseño.

Las Jerarquías de documentos e indexación no sólo son importantes como punto de partida para la creación de un sistema eficaz para la gestión de documentos, si no que también puede ser considerado un paso esencial para la creación de una base de conocimiento organizacional. La creación de una forma común para describir todos los documentos, ya sea mediante la estructura del repositorio o utilizando un conjunto de metadatos asignados a cada uno de ellos, proporciona los medios para la búsqueda y manipulación de los documentos sin importar donde se encuentren almacenados.