Estrategias para la gestión de documentos integrados

Una forma inteligente de afrontar el futuro con el menor esfuerzo posible.

La Gestio?n de Documentos Integrada (GDI) ha surgido como una clase vital de servicios de middleware (lo?gica de intercambio de informacio?n entre aplicaciones) que unifica la creacio?n de documentos, almacenamiento y transferencia con aplicaciones cri?ticas inmersas en los procesos de negocio. Esta visio?n empresarial toma cada vez ma?s valor ya que se considera una estrategia coherente con metas claras que evitara?n los costosos esfuerzos de reingenieri?a en el futuro.

Muchos de los sistemas de gestio?n de documentos hacen un gran esfuerzo de integrarse directamente con otras aplicaciones, de modo que los usuarios podra?n consultar los documentos existentes desde el repositorio del sistema de gestio?n de documentos, realizar cambios y guardarlo en el repositorio como una nueva versio?n, todo sin salir de una solicitud, orden de compra, etc. Esta integracio?n esta comu?nmente disponible para suites de oficina, correo electro?nico o software colaborativo. La integracio?n a menudo utiliza esta?ndares abiertos como ODMA, LDAP, WebDAV y SOAP para permitir la interconexio?n con otros programas y el cumplimiento de los controles internos.

Debemos recordar que en la mayori?a de las organizaciones apoyadas en la tecnologi?a para la gestio?n de sus procesos, el objetivo primordial es facilitar la creacio?n colaborativa, el acceso simple de la informacio?n mediante opciones de fa?cil recuperacio?n y la reutilizacio?n ra?pida de los documentos como punto de partida para la mejora continua. Establecer un proyecto a largo plazo parece ser la opcio?n ma?s sensata pero ¿estamos dispuestos a seguir este camino?, se recomienda que las empresas evalu?en los pasos siguientes:

Crear un programa de implementacio?n 'retroalimentado'

Entendiendo por este vocablo de acepcio?n no comu?n el hecho de que la informacio?n producida en un periodo de tiempo sera? el insumo para que, tras un ana?lisis, permita realizar distintos ajustes. Uno de los primeros pasos en la implementacio?n de una estrategia de GDI en la organizacio?n es la creacio?n un equipo de trabajo que pueda liderizar los cambios venideros, se encargue de la toma de decisiones y patrocine el proyecto.

Este grupo supervisa los avances del proyecto y toma las decisiones estrate?gicas que involucran cambios globales, relacionados principalmente con los procesos impactados en funcio?n a las estrategias puestas en pra?ctica. Una vez creado este comite? podemos avanzar en los siguientes elementos:

• Identificar todos los proyectos tecnolo?gicos en marcha. El enfoque ti?pico down- top que ha prevalecido en la oportunidad de 'sincerar' el cu?mulo de sistemas que han ido creciendo en las unidades organizativas.

• Reconocer la interseccio?n de requisitos funcionales y te?cnicos en las a?reas administrativas.

• Estimar la viabilidad de la implementacio?n en las a?reas de intere?s. Considerar un sistema u?nico de Gestio?n de Documentos Integrado, preferiblemente con un solo proveedor lo suficientemente robusto para atender todas las necesidades posibles.

• Plasmar los requisitos de integracio?n para que los departamentos de la compan?i?a inicien el proceso de homologacio?n de sus contenidos.

• Desarrollar una metodologi?a para generar un inventario de documentos corporativos que incluya volu?menes, condiciones de uso y prono?sticos de crecimiento.

Justificar los Costos, una necesidad saludable.

Cuantificar la situacio?n actual y compararla con la esperada es una pra?ctica comu?n y realmente positiva cuando se trata de solicitar los recursos financieros para continuar con el proyecto. Determinar por ejemplo el porcentaje del tiempo utilizado para localizar la informacio?n en sus puestos de trabajo y contrastarlo con el requerido para ubicar la misma informacio?n en un GDI es una prueba de peso que puede justificar el desembolso del dinero requerido. El personal Directivo siempre se hace la misma pregunta: ¿desarrollar la Gestio?n de Documentos Integrada es simplemente una buena idea? o realmente representa un paso hacia adelante en la eficiencia de nuestra organizacio?n.

Estudios relacionados con el tema han determinado que la generacio?n de documentos requiere del 30 por ciento de tiempo destinado a la bu?squeda de informacio?n u?til para la generacio?n de nuevo conocimiento y las cifras siguen aumentando, por lo tanto, cuando cuantificamos el ahorro para 500 usuarios los nu?meros se hacen prometedores. Por otra parte, adema?s de los costos del recurso humano asociado con el procesamiento manual de los documentos, otros gastos asociados al papel ayudan a enfocar los esfuerzos hacia la direccio?n apropiada.

Los documentos electro?nicos y el almacenamiento en computadores personales no son la misma cosa pero pueden llegar a ser un dolor de cabeza. Nos hemos topado alguna vez con mu?ltiples documentos que residen en los discos duros individuales y sistemas de almacenamiento compartido asi? como varias versiones de los mismos registros, lo que nos hace suponer costos adicionales en te?rminos de tiempo y recursos.

Determinar los servicios de procesamiento para los clientes.

Cuando se trata de requerimientos funcionales, la Gestio?n de Documentos Integrada puede ser muy exigente, pero siempre podemos determinar un conjunto ba?sico de servicios para los mo?dulos puestos en produccio?n. Estos incluyen:

• El registro de entrada de documentos (check-in).
• El mo?dulo de control de versiones.
• Seguridad a nivel de documentos, por grupos de trabajo y gestio?n de perfiles. • Manejo de atributos, indexacio?n, bu?squeda y recuperacio?n.
• Administracio?n de la exclusio?n mutua para documentos en edicio?n.
• Asociacio?n lo?gica entre documentos.
• Organizacio?n por series, sub-series y tipologi?a documental.
• Gestio?n del ciclo de vida de los documentos.

Todos estos servicios (y los dema?s que se requieran) deben estar alineados a los procesos del negocio. Las empresas deben evaluar lo 'ya establecido' para determinar los beneficios que se esperan alcanzar con la implementacio?n del sistema de gestio?n documental integrado. Esto implica definir las funciones y responsabilidades de los usuarios. Determinar los roles para cada aspecto del sistema de gestio?n de documentos es un pre-requisito para la implementacio?n. (por ejemplo, los administradores del sistema, los autores, los revisores y los usuarios de consulta).

La creacio?n de un equipo de GDI para un proyecto exitoso.

A pesar de disponer de un equipo de trabajo que lideriza los cambios, durante la etapa de desarrollo es necesario robustecer la plantilla del personal que ejecutara? el proyecto.

Como ya suponemos, deben existir representantes de cada una de las a?reas del negocio que participan en el proyecto, de este modo es posible decidir sobre el impacto en los procesos, la arquitectura para el manejo de documentos y los flujos de trabajo. El personal de TI es responsable de la validacio?n y viabilidad de los requisitos del sistema. Todos los miembros del equipo participan en talleres durante el transcurso del proyecto, reuniendo la informacio?n necesaria y aportando ideas sobre la cultura organizacional que involucre consideraciones de funcionamiento particulares.

El equipo ampliado involucra a los usuarios finales del sistema. Por lo general son de la misma a?rea funcional. Aportan durante la creacio?n de los prototipos y proporcionan datos sobre la 'facilidad de uso' del Sistema. Por otra parte los desarrolladores apoyan al resto de los miembros del equipo te?cnico de gestio?n y ejecucio?n de aplicaciones. Implementan las personalizaciones necesarias para cumplir con los requerimientos del negocio en el sistema de gestio?n de documentos.

Preparacio?n del inventario documental.

En e?l se pretende identificar el flujo de documentos, los patrones de recuperacio?n y de acceso, volu?menes, y otra informacio?n importante relacionada con los atributos de bu?squeda que ayudan a agruparlos en base a la tipologi?a documental.

Durante este proceso se pueden desarrollar cata?logos con la finalidad de informar sobre una materia u objetivo especi?fico, es aqui? donde se describen unidades documentales relacionadas por su autor en razo?n de una afinidad tema?tica, cronolo?gica o por un criterio establecido de antemano.

Hay que determinar la interaccio?n sobre la cual sera?n sometidos los documentos, bien sea: el check-out, check-in y la creacio?n de versiones en sus actividades laborales diarias. Los revisores participan en el ciclo de incorporacio?n de material adicional en los proyectos. Ellos generan anotaciones y participan en la seleccio?n del recorrido de los documentos. De este modo tambie?n utilizan las herramientas de flujo de trabajo que impulsan la distribucio?n de archivos. Los aprobadores promueven los proyectos de documentos a un siguiente nivel de revisio?n o de estatus final, dependiendo de la reglas definidas para el ciclo de vida asociado.

Completar el inventario de documentos antes de iniciar una aplicacio?n GDI ayuda a garantizar que la arquitectura del sistema, las definiciones de los documentos y relaciones entre ellos se apliquen correctamente desde la primera vez. Por otra parte, siguiendo el ciclo de vida de los documentos, se pueden desarrollar nuevas reglas de flujo de trabajo y optimizar los procesos del negocio para lograr los mayores beneficios posibles del sistema de gestio?n documental.

Definicio?n de un Repositorio Corporativo.

Una de las decisiones ma?s importantes a la hora de implementar e integrar es la seleccio?n apropiada de un repositorio de gestio?n de documentos que se adapte a la arquitectura empresarial deseada. Inicialmente, las empresas hicieron muchas implementaciones con Sistemas de Gestio?n de Documentos usando un enfoque de 'aplicacio?n'. No es una cuestio?n de escalabilidad, sino de disen?o.

Las Jerarqui?as de documentos e indexacio?n no so?lo son importantes como punto de partida para la creacio?n de un sistema eficaz para la gestio?n de documentos, si no que tambie?n puede ser considerado un paso esencial para la creacio?n de una base de conocimiento organizacional. La creacio?n de una forma comu?n para describir todos los documentos, ya sea mediante la estructura del repositorio o utilizando un conjunto de metadatos asignados a cada uno de ellos, proporciona los medios para la bu?squeda y manipulacio?n de los documentos sin importar donde se encuentren almacenados.