La productividad en la gestión documental

Lograr que las tareas cotidianas en toda organización, asociadas al manejo de sus documentos, se ejecuten mediante esquemas de eficiencia y productividad, son uno de los retos más comunes que la Gerencia de Tecnología Emergente debe lidiar.

Todo se traduce al hecho de poner a prueba nuevas teorías empresariales que se alejan de la zona de confort y reta los enfoques tradicionales del “management”.

Tips para mantener el enfoque!

Así pues . . . , ¿Cuáles son los factores de éxito para una gestión documental productiva?

Normalmente se describe la forma como los estándares de rapidez, confiabilidad y funcionalidad se enlazan con los procesos de negocio, atendiendo a las necesidades del cliente. ¿Pero que tan practico se hace la medición de estas variables que ocasionalmente reflejan términos cualitativos? La productividad refleja la relación que existe entre un resultado deseado y el tiempo asociado al logro de ese objetivo, pero tomando en cuenta los recursos utilizados con la cantidad de producción obtenida.

De este modo, una gestión documental productiva debe ser perfectamente medible y expresar en términos discretos, las mejoras en los procesos, los ahorros en gastos de operación, papelería y tiempo invertido en la localización de los documentos. Esta medición promueve a la mejora continua y garantiza el aprovechamiento de la inversión en políticas y estrategias que aseguren el retorno de la inversión.

Si quisiéramos emprender un proyecto de mejora, ¿Sobresale algún modelo en particular?

Antes de seleccionar herramientas y mecanismos que determinen el rumbo de una nueva implementación es importante ocuparse de evitar algunos errores detectados en la etapa conceptual, asociados a la falta de análisis previo de la documentación, la tipología documental así como las formas de acceso y búsquedas de información en las unidades organizativas.

Debemos tomarnos el tiempo de modelar los procesos medulares y de apoyo que habilitan a la organización, luego determinar cuáles son los documentos que interactúan con esos procesos y por último desarrollar un perfil estructurado del ciclo de vida de los mismos. En definitiva, la tecnología debe moldearse a los procesos de negocio y ambos se reúnen mediante metodologías especificas orientadas a traducir los requerimientos funcionales en operaciones automatizadas.

!Soluciones Escalables! Opciones que debemos probar.

Los especialistas en informática siempre se preguntan: ¿qué nos ofrece la tecnología de hoy? ¿cuáles son las nuevas tendencias? ¿cómo trazamos el próximo roadmap? Sin importar la solución que hayamos escogido, la implementación de todo Gestor de Contenidos recorrerá un camino lleno de baches, en donde se tendrán que enderezar las cargas a medida que las condiciones y contratiempos se vayan superando. Esto implica un trabajo que se iniciará con un manojo de documentos hasta lograr conformar una verdadera Base de Contenidos que supere los miles o cientos de miles.

La escalabilidad es la propiedad deseable de un sistema de Gestión Electrónica de Documentos, que determina su habilidad para reaccionar y adaptarse sin perder la capacidad de manejar el crecimiento continuo de procesamiento de manera fluida, o bien para estar preparado a hacerse más grande sin perder calidad en los servicios ofrecidos.

Cabe destacar que actualmente se cuenta con soluciones a la medida dispuestas a evolucionar de la mano con las necesidades organizacionales, dando respuesta a la diversidad de requerimientos, sin tener que invertir en sistemas e infraestructuras estáticas. Esto garantiza que las empresas puedan afrontar los retos que se hayan propuesto mediante la aplicación de tecnologías que crezcan a la par de sus propuestas de cambio.

Esto es importante ya que al pensar en crecimiento pudiéramos creer que este será infinito sin que esto genere gastos adicionales asociados al mantenimiento. Los registros almacenados durante tiempo prolongado deben garantizar medios sustentables para asegurar la accesibilidad, integridad, confidencialidad y autenticidad en el tiempo. Ademas de esto, es necesario considerar tiempos de retención incluso para los documentos en formato electrónico ya que como en su contraparte impresa, los documentos digitales también cumplen con un ciclo de vida finito que amerita su procesamiento.

Para concluir, un Sistema de Gestión Documental debe proporcionar un simple, fiable y persistente método para capturar, identificar, indexar, almacenar y recuperar los registros de valor histórico. También debe suscribir un medio rentable para acceder a estos registros a través del tiempo, planificando estrategias de migración y optimizando las finanzas en última instancia, demostrando la productividad en términos económicos.

En los actuales momentos, las nuevas tecnologías y servicios que están surgiendo en el mercado a un ritmo muy rápido harán que incluso el sector gubernamental proporcione servicios a sus residentes mediante la adopción de sistemas de acceso a los documentos administrativos y de gestión a bajo costo para cubrir los requerimientos de atención sin la necesidad de asistir a las oficinas públicas. Esta masificación implica la adopción de nuevas leyes y normas técnicas que sean sustentables y adoptadas por conveniencia y unificación de criterios.