La productividad en la gestión documental

Lograr que las tareas cotidianas en toda organizacio?n, asociadas al manejo de sus documentos, se ejecuten mediante esquemas de eficiencia y productividad, son uno de los retos ma?s comunes que la Gerencia de Tecnologi?a Emergente debe lidiar.

Todo se traduce al hecho de poner a prueba nuevas teori?as empresariales que se alejan de la zona de confort y reta los enfoques tradicionales del “management”.

Tips para mantener el enfoque!

Asi? pues . . . , ¿Cua?les son los factores de e?xito para una gestio?n documental productiva?

Normalmente se describe la forma como los esta?ndares de rapidez, confiabilidad y funcionalidad se enlazan con los procesos de negocio, atendiendo a las necesidades del cliente. ¿Pero que tan practico se hace la medicio?n de estas variables que ocasionalmente reflejan te?rminos cualitativos? La productividad refleja la relacio?n que existe entre un resultado deseado y el tiempo asociado al logro de ese objetivo, pero tomando en cuenta los recursos utilizados con la cantidad de produccio?n obtenida.

De este modo, una gestio?n documental productiva debe ser perfectamente medible y expresar en te?rminos discretos, las mejoras en los procesos, los ahorros en gastos de operacio?n, papeleri?a y tiempo invertido en la localizacio?n de los documentos. Esta medicio?n promueve a la mejora continua y garantiza el aprovechamiento de la inversio?n en poli?ticas y estrategias que aseguren el retorno de la inversio?n.

Si quisie?ramos emprender un proyecto de mejora, ¿Sobresale algu?n modelo en particular?

Antes de seleccionar herramientas y mecanismos que determinen el rumbo de una nueva implementacio?n es importante ocuparse de evitar algunos errores detectados en la etapa conceptual, asociados a la falta de ana?lisis previo de la documentacio?n, la tipologi?a documental asi? como las formas de acceso y bu?squedas de informacio?n en las unidades organizativas.

Debemos tomarnos el tiempo de modelar los procesos medulares y de apoyo que habilitan a la organizacio?n, luego determinar cua?les son los documentos que interactu?an con esos procesos y por u?ltimo desarrollar un perfil estructurado del ciclo de vida de los mismos. En definitiva, la tecnologi?a debe moldearse a los procesos de negocio y ambos se reu?nen mediante metodologi?as especificas orientadas a traducir los requerimientos funcionales en operaciones automatizadas.

!Soluciones Escalables! Opciones que debemos probar.

Los especialistas en informa?tica siempre se preguntan: ¿que? nos ofrece la tecnologi?a de hoy? ¿cua?les son las nuevas tendencias? ¿co?mo trazamos el pro?ximo roadmap? Sin importar la solucio?n que hayamos escogido, la implementacio?n de todo Gestor de Contenidos recorrera? un camino lleno de baches, en donde se tendra?n que enderezar las cargas a medida que las condiciones y contratiempos se vayan superando. Esto implica un trabajo que se iniciara? con un manojo de documentos hasta lograr conformar una verdadera Base de Contenidos que supere los miles o cientos de miles.

La escalabilidad es la propiedad deseable de un sistema de Gestio?n Electro?nica de Documentos, que determina su habilidad para reaccionar y adaptarse sin perder la capacidad de manejar el crecimiento continuo de procesamiento de manera fluida, o bien para estar preparado a hacerse ma?s grande sin perder calidad en los servicios ofrecidos.

Cabe destacar que actualmente se cuenta con soluciones a la medida dispuestas a evolucionar de la mano con las necesidades organizacionales, dando respuesta a la diversidad de requerimientos, sin tener que invertir en sistemas e infraestructuras esta?ticas. Esto garantiza que las empresas puedan afrontar los retos que se hayan propuesto mediante la aplicacio?n de tecnologi?as que crezcan a la par de sus propuestas de cambio.

Esto es importante ya que al pensar en crecimiento pudie?ramos creer que este sera? infinito sin que esto genere gastos adicionales asociados al mantenimiento. Los registros almacenados durante tiempo prolongado deben garantizar medios sustentables para asegurar la accesibilidad, integridad, confidencialidad y autenticidad en el tiempo. Ademas de esto, es necesario considerar tiempos de retencio?n incluso para los documentos en formato electro?nico ya que como en su contraparte impresa, los documentos digitales tambie?n cumplen con un ciclo de vida finito que amerita su procesamiento.

Para concluir, un Sistema de Gestio?n Documental debe proporcionar un simple, fiable y persistente me?todo para capturar, identificar, indexar, almacenar y recuperar los registros de valor histo?rico. Tambie?n debe suscribir un medio rentable para acceder a estos registros a trave?s del tiempo, planificando estrategias de migracio?n y optimizando las finanzas en u?ltima instancia, demostrando la productividad en te?rminos econo?micos.

En los actuales momentos, las nuevas tecnologi?as y servicios que esta?n surgiendo en el mercado a un ritmo muy ra?pido hara?n que incluso el sector gubernamental proporcione servicios a sus residentes mediante la adopcio?n de sistemas de acceso a los documentos administrativos y de gestio?n a bajo costo para cubrir los requerimientos de atencio?n sin la necesidad de asistir a las oficinas pu?blicas. Esta masificacio?n implica la adopcio?n de nuevas leyes y normas te?cnicas que sean sustentables y adoptadas por conveniencia y unificacio?n de criterios.