Qué tan difícil es manejar adecuadamente el papel

¡Cuando una estrategia de cambio rinde frutos!

Hoy en día, los indicadores relacionados con la efectividad en las empresas comienzan a reflejar hechos que ya conocemos desde hace algún tiempo: las organizaciones están dejando de ganar miles de dólares al invertir tiempo productivo de trabajo en localizar la información. Otros miles más en el uso desmesurado de papel entre copias e impresiones, la mayoría de las veces ya existente. Es por ello que la cultura “paperless” toma cada vez más valor y se considera una de las mejores inversiones. Si consultamos a Gerentes Corporativos del área de Finanzas o Administración la respuesta posiblemente será la misma: 'el material de papelería se incrementa a medida que la organización crecer en estructura, procesos e inversiones; esto no tiene que ser así siempre.

Gastar en papel sin considerar alguna implicación es un concepto típico en cualquier oficina. Un ingeniero de proyectos está por iniciar una reunión y no encuentra su último informe, 'ese que debe presentarle a su supervisor'. No es una tarea fácil cuando los procesos del negocio están en plena operación. Encima de su escritorio se aglomeran literalmente, cientos de reportes, notas de trabajo, informes por presentar, diversas versiones de cada documento, entre otros; ¿lo anterior nos parece conocido? ¿Cierto?

Solo podemos decir a nuestro favor que en la actualidad las cosas están cambiando y son muchas las organizaciones que han comenzado a decir au revoir! al uso indiscriminado del papel. Se trata de las ya conocidas 'oficinas sin papel' o paperless. Esto trae como consecuencia que la infraestructura de las áreas administrativas se ha transformado: los escritorios ya no cuentan con los clásicos estantes y archivadores, los empleados sólo disponen de un espacio físico para trabajar con mayor comodidad y se aprovecha mucho más la distribución del lugar. Lo básico es lo requerido, un portátil conectado en forma inalámbrica, impresoras departamentales, telefonía IP y escáner de mediano o alto volumen en unidades organizativas estratégicas.

Realmente disponemos de las herramientas, la tecnología y las buenas prácticas para controlar el uso de material impreso, pero ¿cómo logramos que las organizaciones 'dejen de botar el dinero' e invertir miles de horas hombre en buscar el contenido documental que se requiere para las actividades diarias? Por ejemplo, existen casos documentados que demuestran sin lugar a discusión que los empleados administrativos gastan más del 20% de su jornada semanal de trabajo en localizar datos que pudiesen haber sido obtenidos de forma instantánea sin moverse de su lugar de trabajo. Además, invierten otra cantidad de tiempo significativo reproduciendo contenidos ya existentes y que por alguna razón no ha podido ser localizado en físico.

No cabe duda que uno de los mayores beneficios de aprovechar las Tecnologías de Extracción Automática de Información y Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) o un Manejador de Gestión de Contenidos que distribuya la información mediante la red de datos toma cada vez mayor sentido en los actuales momentos. Existen scáners que garantizan los medios ideales para digitalizar, clasificar, indexar y enviar documentos desde su origen a casi cualquier destino al instante. El intercambio eficaz de información hace que sea más fácil para las organizaciones las relaciones con otras unidades externas e incluso con los proveedores.

Pero aun existen organizaciones donde se prefiere utilizar los viejos procedimientos o como dicen algunos: 'si funciona no lo cambies', ¿Cómo podemos convencer a nuestros supervisores que ya no es necesario mantener Archivos de Gestión en físico? Disponer de Bases de Datos con los documentos digitales puede ser más efectivo, la manipulación de éstos se puede hacer con rapidez y obtener resultados en cuestión de segundos ya que todos los documentos están disponibles y organizados, todo en tiempo real.

Ir en la búsqueda de la simplicidad en los procesos garantiza una administración eficiente. Con la implementación de un sistema de gestión documental en el área administrativa se reorganizan muchos procedimientos del negocio. Los usuarios pueden autorizar tareas específicas y disparar acciones así como la transferencia de datos digitales con el click de un botón. Tal es el caso del procesamiento de órdenes de pago, la autorización de facturas y elaboración de informes técnicos que involucren equipos de trabajo; son algunos ejemplos de las tareas cotidianas que se vuelven más eficientes cuando se realizan digitalmente.

Además de la sencillez de los procesos implementados con la gestión electrónica y el uso de flujos de trabajo (procedimientos automatizados que guían el documento desde su creación hasta su aprobación y/o elaboración), los documentos digitales pueden ser visualizados por un grupo indeterminado de personas de manera simultánea sin importar que su ubicación geográfica sea distinta, esto reduce de manera significativa las copias que suelen generarse para compartir un mismo archivo. En ocasiones restamos importancia al tiempo ahorrado con el uso de habilitadores tecnológicos, pero lo cierto es que los empleados pueden invertirlo en otras tareas que generen valor a la empresa.

Es de conocimiento común que la mayoría de los Gerentes y Directores Corporativos concretan nuevos negocios gracias al tiempo disponible y acceso oportuno de la información que tienen desde la adopción de prácticas que aprovechan la tecnología.

Desde el punto de vista de mejoras relacionadas con la atención al cliente, un buen Sistema de Gestión de Contenidos permite tener toda la información en el momento indicado. Acceder a ella en tiempo real mientras su potencial usuario está presente o en la línea telefónica, esto representa un valor agregado que genera satisfacción en el cliente y por lo tanto el incremento de las ventas. Hay que considerar que mientras mejor sea atendido, la compensación y los beneficios estarán garantizados. La calidad siempre rinde beneficios.

El acceso a la información debe garantizar su actualización y aseguramiento de la calidad. Disponer de la última versión de un documento es vital para mantener la eficiencia y ahorro de esfuerzo. Esto promueve el hecho de que los departamentos de Tecnologías de la Información se encuentren más involucrados en la tarea de salvaguardar los datos electrónicos, pero simultáneamente en hacerlo de forma regulada mediante auditorias y el cumplimiento de las permisologías requeridas.

Si bien la información digital puede estar disponible en cualquier momento, no todas las personas y empleados pueden tener acceso a los documentos financieros, presupuestos y reportes de producción. Debe existir una estructura jerárquica y dinámica de acceso a los archivos para que, en función de los roles preestablecidos, los usuarios puedan acceder a ellos sin la necesidad de esperar por aprobaciones específicas que en vez de acelerar las tareas, sean un elemento distractor.

Otro aspecto que en ocasiones no es muy considerado corresponde específicamente al hecho mismo del desperdicio que se incurre con el uso indiscriminado de las impresiones de los documentos relacionados con revisiones, correcciones o simplemente para visualizar su contenido, un empleado puede gastar anualmente $90 en información que simplemente “no debió” ser impresa; en promedio cada empleado administrativo puede utilizar entre 25-55 hojas diarias en su lugar de trabajo, sin tomar en cuenta otros gastos asociados al tóner, tinta, electricidad, mantenimiento de equipos, etc. Las políticas utilizadas para generar copias controladas toma vigencia y es aplicable junto con las prácticas del uso de los Gestores de Contenidos.

Estos números se tornan significativos cuando los cálculos son ajustados a la cantidad de trabajadores que tienen acceso y producen impresiones en la organización. Las oficinas que adoptan la cultura paperless hacen estimaciones no solo de los ahorros obtenidos sino que también llevan registros que apuntan a tomar conciencia del uso y abuso del papel, generando políticas que decrementen anualmente la dependencia a la manipulación física de los documentos impresos y planteándose retos para disminuir al menos en un 0.5% al mes el consumo de estos recursos mediante la aplicación de la gestión electrónica de documentos electrónicos.

Es de hacer notar que uno de los principales 'contras' en la implementación del paperless en las organizaciones es la falsa creencia de que los gastos y la inversión asociada al equipamiento, entrenamiento así como la gestión de cambio pueden llegar a ser muy significativos.