Qué tan difícil es manejar adecuadamente el papel

¡Cuando una estrategia de cambio rinde frutos!

Hoy en di?a, los indicadores relacionados con la efectividad en las empresas comienzan a reflejar hechos que ya conocemos desde hace algu?n tiempo: las organizaciones esta?n dejando de ganar miles de do?lares al invertir tiempo productivo de trabajo en localizar la informacio?n. Otros miles ma?s en el uso desmesurado de papel entre copias e impresiones, la mayori?a de las veces ya existente. Es por ello que la cultura “paperless” toma cada vez ma?s valor y se considera una de las mejores inversiones. Si consultamos a Gerentes Corporativos del a?rea de Finanzas o Administracio?n la respuesta posiblemente sera? la misma: 'el material de papeleri?a se incrementa a medida que la organizacio?n crecer en estructura, procesos e inversiones; esto no tiene que ser asi? siempre.

Gastar en papel sin considerar alguna implicacio?n es un concepto ti?pico en cualquier oficina. Un ingeniero de proyectos esta? por iniciar una reunio?n y no encuentra su u?ltimo informe, 'ese que debe presentarle a su supervisor'. No es una tarea fa?cil cuando los procesos del negocio esta?n en plena operacio?n. Encima de su escritorio se aglomeran literalmente, cientos de reportes, notas de trabajo, informes por presentar, diversas versiones de cada documento, entre otros; ¿lo anterior nos parece conocido? ¿Cierto?

Solo podemos decir a nuestro favor que en la actualidad las cosas esta?n cambiando y son muchas las organizaciones que han comenzado a decir au revoir! al uso indiscriminado del papel. Se trata de las ya conocidas 'oficinas sin papel' o paperless. Esto trae como consecuencia que la infraestructura de las a?reas administrativas se ha transformado: los escritorios ya no cuentan con los cla?sicos estantes y archivadores, los empleados so?lo disponen de un espacio fi?sico para trabajar con mayor comodidad y se aprovecha mucho ma?s la distribucio?n del lugar. Lo ba?sico es lo requerido, un porta?til conectado en forma inala?mbrica, impresoras departamentales, telefoni?a IP y esca?ner de mediano o alto volumen en unidades organizativas estrate?gicas.

Realmente disponemos de las herramientas, la tecnologi?a y las buenas pra?cticas para controlar el uso de material impreso, pero ¿co?mo logramos que las organizaciones 'dejen de botar el dinero' e invertir miles de horas hombre en buscar el contenido documental que se requiere para las actividades diarias? Por ejemplo, existen casos documentados que demuestran sin lugar a discusio?n que los empleados administrativos gastan ma?s del 20% de su jornada semanal de trabajo en localizar datos que pudiesen haber sido obtenidos de forma instanta?nea sin moverse de su lugar de trabajo. Adema?s, invierten otra cantidad de tiempo significativo reproduciendo contenidos ya existentes y que por alguna razo?n no ha podido ser localizado en fi?sico.

No cabe duda que uno de los mayores beneficios de aprovechar las Tecnologi?as de Extraccio?n Automa?tica de Informacio?n y Reconocimiento O?ptico de Caracteres (OCR) o un Manejador de Gestio?n de Contenidos que distribuya la informacio?n mediante la red de datos toma cada vez mayor sentido en los actuales momentos. Existen sca?ners que garantizan los medios ideales para digitalizar, clasificar, indexar y enviar documentos desde su origen a casi cualquier destino al instante. El intercambio eficaz de informacio?n hace que sea ma?s fa?cil para las organizaciones las relaciones con otras unidades externas e incluso con los proveedores.

Pero aun existen organizaciones donde se prefiere utilizar los viejos procedimientos o como dicen algunos: 'si funciona no lo cambies', ¿Co?mo podemos convencer a nuestros supervisores que ya no es necesario mantener Archivos de Gestio?n en fi?sico? Disponer de Bases de Datos con los documentos digitales puede ser ma?s efectivo, la manipulacio?n de e?stos se puede hacer con rapidez y obtener resultados en cuestio?n de segundos ya que todos los documentos esta?n disponibles y organizados, todo en tiempo real.

Ir en la bu?squeda de la simplicidad en los procesos garantiza una administracio?n eficiente. Con la implementacio?n de un sistema de gestio?n documental en el a?rea administrativa se reorganizan muchos procedimientos del negocio. Los usuarios pueden autorizar tareas especi?ficas y disparar acciones asi? como la transferencia de datos digitales con el click de un boto?n. Tal es el caso del procesamiento de o?rdenes de pago, la autorizacio?n de facturas y elaboracio?n de informes te?cnicos que involucren equipos de trabajo; son algunos ejemplos de las tareas cotidianas que se vuelven ma?s eficientes cuando se realizan digitalmente.

Adema?s de la sencillez de los procesos implementados con la gestio?n electro?nica y el uso de flujos de trabajo (procedimientos automatizados que gui?an el documento desde su creacio?n hasta su aprobacio?n y/o elaboracio?n), los documentos digitales pueden ser visualizados por un grupo indeterminado de personas de manera simulta?nea sin importar que su ubicacio?n geogra?fica sea distinta, esto reduce de manera significativa las copias que suelen generarse para compartir un mismo archivo. En ocasiones restamos importancia al tiempo ahorrado con el uso de habilitadores tecnolo?gicos, pero lo cierto es que los empleados pueden invertirlo en otras tareas que generen valor a la empresa.

Es de conocimiento comu?n que la mayori?a de los Gerentes y Directores Corporativos concretan nuevos negocios gracias al tiempo disponible y acceso oportuno de la informacio?n que tienen desde la adopcio?n de pra?cticas que aprovechan la tecnologi?a.

Desde el punto de vista de mejoras relacionadas con la atencio?n al cliente, un buen Sistema de Gestio?n de Contenidos permite tener toda la informacio?n en el momento indicado. Acceder a ella en tiempo real mientras su potencial usuario esta? presente o en la li?nea telefo?nica, esto representa un valor agregado que genera satisfaccio?n en el cliente y por lo tanto el incremento de las ventas. Hay que considerar que mientras mejor sea atendido, la compensacio?n y los beneficios estara?n garantizados. La calidad siempre rinde beneficios.

El acceso a la informacio?n debe garantizar su actualizacio?n y aseguramiento de la calidad. Disponer de la u?ltima versio?n de un documento es vital para mantener la eficiencia y ahorro de esfuerzo. Esto promueve el hecho de que los departamentos de Tecnologi?as de la Informacio?n se encuentren ma?s involucrados en la tarea de salvaguardar los datos electro?nicos, pero simulta?neamente en hacerlo de forma regulada mediante auditorias y el cumplimiento de las permisologi?as requeridas.

Si bien la informacio?n digital puede estar disponible en cualquier momento, no todas las personas y empleados pueden tener acceso a los documentos financieros, presupuestos y reportes de produccio?n. Debe existir una estructura jera?rquica y dina?mica de acceso a los archivos para que, en funcio?n de los roles preestablecidos, los usuarios puedan acceder a ellos sin la necesidad de esperar por aprobaciones especi?ficas que en vez de acelerar las tareas, sean un elemento distractor.

Otro aspecto que en ocasiones no es muy considerado corresponde especi?ficamente al hecho mismo del desperdicio que se incurre con el uso indiscriminado de las impresiones de los documentos relacionados con revisiones, correcciones o simplemente para visualizar su contenido, un empleado puede gastar anualmente $90 en informacio?n que simplemente “no debio?” ser impresa; en promedio cada empleado administrativo puede utilizar entre 25-55 hojas diarias en su lugar de trabajo, sin tomar en cuenta otros gastos asociados al to?ner, tinta, electricidad, mantenimiento de equipos, etc. Las poli?ticas utilizadas para generar copias controladas toma vigencia y es aplicable junto con las pra?cticas del uso de los Gestores de Contenidos.

Estos nu?meros se tornan significativos cuando los ca?lculos son ajustados a la cantidad de trabajadores que tienen acceso y producen impresiones en la organizacio?n. Las oficinas que adoptan la cultura paperless hacen estimaciones no solo de los ahorros obtenidos sino que tambie?n llevan registros que apuntan a tomar conciencia del uso y abuso del papel, generando poli?ticas que decrementen anualmente la dependencia a la manipulacio?n fi?sica de los documentos impresos y plantea?ndose retos para disminuir al menos en un 0.5% al mes el consumo de estos recursos mediante la aplicacio?n de la gestio?n electro?nica de documentos electro?nicos.

Es de hacer notar que uno de los principales 'contras' en la implementacio?n del paperless en las organizaciones es la falsa creencia de que los gastos y la inversio?n asociada al equipamiento, entrenamiento asi? como la gestio?n de cambio pueden llegar a ser muy significativos.