La licitación electrónica en el sector público, un desafío

¡Cuando el acceso no es problema!

La contratación electrónica consiste en la gestión de un proceso de licitación, así como la gestión de contratos mediante el uso de mecanismos automatizados, que puede incluir la preparación de las ofertas, aunque esta parte de la cadena de valor es opcional. No cabe duda que las organizaciones del sector público utilizan la contratación electrónica para lograr beneficios como el aumento de la eficiencia y el ahorro de costos (más rápido y más barato) en la manipulación de actos públicos, esto mejora de la transparencia y reduce posibles incongruencias en el proceso. La contratación electrónica en el sector público ha experimentado un rápido crecimiento en los últimos años y básicamente ofrece los siguientes beneficios:

1) Agilizará los trámites administrativos al fijar las fechas de los actos y sus posibles modificaciones mediante procedimientos que pueden ser verificados y auditados en tiempo real.

2) Reducirá significativamente la burocracia administrativa que involucra en ocasiones diversos departamentos que pudieran presentar retrasos en los tiempos de entrega, por lo que la implementación de flujos de trabajo en el proceso de licitación logra optimizar el manejo de las actividades y asegurar una respuesta óptima y segura.

3) También contribuye a aumentar la concurrencia y la transparencia en las adjudicaciones de los concursos, beneficiando significativamente al componente privado empresarial.

4) Permite difundir de forma más activa la convocatoria de concursos, simplificar enormemente los trámites necesarios para presentar las ofertas y garantizar la seguridad de todo el proceso de evaluación y adjudicación.

El efecto disparador. Éste lo conforma la adopción de las nuevas tecnologías como herramientas de soporte administrativo y de servicios, promoviéndose como motor de crecimiento de los proveedores locales. El entorno requiere un sector público que preste un servicio más personalizado (aunque esto parezca una contradicción), de calidad e inmediato para los particulares y las empresas, eficaz en la gestión y con usos cada vez más generalizados para los trámites disponibles en la red. La incorporación de las tecnologías de la información a la gestión marca la diferencia en la evolución de una administración que tiene que estar un paso adelante a los requerimientos del país, sensibilizada con los ritmos actuales para ayudar al cambio de metodología productiva que estamos viviendo.

Un modelo de transformación. La competitividad futura de los países que deseen innovar en modelos de Gestión automatizada para procesos en la administración pública dependerá en gran medida de su capacidad para facilitar la adopción de las TIC de forma extensa. Esta corresponde a la primera de las siete iniciativas más destacadas de la “Estrategia Europa 2020”, elaborada por la Comisión Europea. La formulación de la “Agenda Digital para Europa” se plantea como una preparación de la economía de la Unión Europea para la próxima década, desarrollando un modelo basado en tres prioridades que se refuerzan mutuamente: el conocimiento y la innovación (crecimiento inteligente), el fomento de una economía eficiente en el uso de los recursos, más competitiva y el impulso de una economía con un alto nivel de empleo que derive en una sólida cohesión social. Todos estos esfuerzos encaminados a consolidar un servicio público flexible y transparente que tenga una clara capacidad de acción y no sólo de reacción.

La economía digital (también conocida como economía en Internet) utiliza sus capacidades transversales en la oportunidad de incrementar la productividad y la competitividad de otros sectores, aprovechando el potencial de ofrecer servicios que generen valor agregado a las empresas gubernamentales para superar más fácilmente los 'retos globales'. La imperiosa e inevitable necesidad de establecer una administración electrónica está forzando a numerosos responsables del sector público a establecer y definir una arquitectura tecnológica acorde al mercado cambiando el modelo de gestión y el liderazgo correcto de los equipos, tomando las decisiones oportunas con una disminución importante de la inversión y el gasto público.

Entonces si es un camino en el cual sabemos el destino, ¿por qué no prepararnos 'ya' y generar los cambios necesarios? ¿por qué debemos esperar mas en la búsqueda de soluciones tecnológicas que aseguran una tasa de retorno corta y segura?

¿Y de qué manera nos aseguramos el éxito en un proyecto de este tipo? A nuestro juicio, las iniciativas en materia de licitación electrónica que han tenido éxito incluyen a menudo, un gran apoyo por parte de los promotores que desean mejorar sus procesos y aprovechar las bondades de la contratación electrónica para fomentar y desarrollar sus sistemas. Además han contado con comunidades de usuarios y clientes que aplauden y auspician el uso de los mecanismos tecnológicos, así como un esfuerzo continuado. Pero no vale la pena mentir, poner en práctica un mecanismos de este tipo es un gran esfuerzo, que a menudo requiere un personal de TI comprometido a la organización, un equipo encargado de soportar la infraestructura de hardware, así como la asesoría adecuada que mantenga el rumbo o visión de futuro.

Posiblemente, la experiencia ha demostrado que uno de los principales obstáculos en la utilización de estos sistemas de licitación electrónica consiste en la dificultad de estimular a todas las entidades que deseen participar en la licitación y mencionamos a la 'totalidad' de ellas porque lo importante en todo proceso es asegurarse de ofrecer igualdad de condiciones a los participantes, es por ello que no solamente debemos tomar en cuenta que los candidatos tengan la tecnología adecuada sino que también hay que pensar en aquellos que desean entregar sus ofertas pero no poseen una infraestructura de TI en sus organizaciones. Aunque consideremos aspectos como el mantenimiento de un clima orientado a la productividad y el desarrollo, debemos 'asegurarnos' que se creen los mecanismos para incorporar aquellos participantes que no estén alineados a los procesos tecnológicos actuales.

Una vez superadas estas dificultades a los cambios que propone el avance tecnológico, el próximo reto consiste en abrir las puertas a la Gestión Electrónica de Documentos integrada en este proceso porque al aplicarla en los modelos de licitación podemos generar un ahorro de costos entre un 40% y 65%, además de administrar todo el proceso de forma transparente, asegurarnos de ofrecer reducciones de los periodos de pago o cobro, notificaciones actualizadas con los participantes y adjudicados, etc. Esto toma importancia estratégica ya que un proceso de licitación normalmente involucra un gran número de participantes de la administración pública, directa o indirectamente. Se necesita contar con revisores, personal de auditoria, representantes técnicos del área especifica a la que se refiera el Acto, supervisores, empleados de finanzas, entre otros. Todos funcionando como una cadena que ensambla, evalúa, optimiza y ejecuta cada una de las actividades que conforman este proceso.

La simplificación. La licitación electrónica para el sector público integra y facilita los procesos de las Ofertas, así como la evaluación y adjudicación por parte de la administración pública con las empresas privadas; ser capaz de gestionar de manera electrónica y sin papeles todos los pasos –desde la publicación de los pliegos hasta la adjudicación– en una sola estructura de una forma rápida, transparente, segura y con la máxima confidencialidad es todo un gran paso. Sin duda que 'este sistema' es mucho más interesante que el tradicional.

Debe ser capaz de gestionar la publicación de los pliegos, que involucra el acceso online y descarga, manejar las solicitudes de aclaraciones a los pliegos, registrar y ofrecer disponibilidad a los documentos adicionales, aclaración y rectificación de los pliegos si proceden, supervisar el análisis del pliego y elaboración de la oferta, registrar el envío electrónico de dichas ofertas cifradas con sellos de tiempo, soportar la constitución electrónica de la mesa de contratación y apertura, coordinar la solicitud de aclaraciones y por último la adjudicación y firma electrónica del contrato, considerando además algunas otras actividades derivadas de las anteriores. Son muchos pasos pero ya cientos de organizaciones públicas en todo el mundo las están ejecutando, por lo que realmente vale la pena intentarlo.