La licitación electrónica en el sector público, un desafío

¡Cuando el acceso no es problema!

La contratacio?n electro?nica consiste en la gestio?n de un proceso de licitacio?n, asi? como la gestio?n de contratos mediante el uso de mecanismos automatizados, que puede incluir la preparacio?n de las ofertas, aunque esta parte de la cadena de valor es opcional. No cabe duda que las organizaciones del sector pu?blico utilizan la contratacio?n electro?nica para lograr beneficios como el aumento de la eficiencia y el ahorro de costos (ma?s ra?pido y ma?s barato) en la manipulacio?n de actos pu?blicos, esto mejora de la transparencia y reduce posibles incongruencias en el proceso. La contratacio?n electro?nica en el sector pu?blico ha experimentado un ra?pido crecimiento en los u?ltimos an?os y ba?sicamente ofrece los siguientes beneficios:

1) Agilizara? los tra?mites administrativos al fijar las fechas de los actos y sus posibles modificaciones mediante procedimientos que pueden ser verificados y auditados en tiempo real.

2) Reducira? significativamente la burocracia administrativa que involucra en ocasiones diversos departamentos que pudieran presentar retrasos en los tiempos de entrega, por lo que la implementacio?n de flujos de trabajo en el proceso de licitacio?n logra optimizar el manejo de las actividades y asegurar una respuesta o?ptima y segura.

3) Tambie?n contribuye a aumentar la concurrencia y la transparencia en las adjudicaciones de los concursos, beneficiando significativamente al componente privado empresarial.

4) Permite difundir de forma ma?s activa la convocatoria de concursos, simplificar enormemente los tra?mites necesarios para presentar las ofertas y garantizar la seguridad de todo el proceso de evaluacio?n y adjudicacio?n.

El efecto disparador. E?ste lo conforma la adopcio?n de las nuevas tecnologi?as como herramientas de soporte administrativo y de servicios, promovie?ndose como motor de crecimiento de los proveedores locales. El entorno requiere un sector pu?blico que preste un servicio ma?s personalizado (aunque esto parezca una contradiccio?n), de calidad e inmediato para los particulares y las empresas, eficaz en la gestio?n y con usos cada vez ma?s generalizados para los tra?mites disponibles en la red. La incorporacio?n de las tecnologi?as de la informacio?n a la gestio?n marca la diferencia en la evolucio?n de una administracio?n que tiene que estar un paso adelante a los requerimientos del pai?s, sensibilizada con los ritmos actuales para ayudar al cambio de metodologi?a productiva que estamos viviendo.

Un modelo de transformacio?n. La competitividad futura de los pai?ses que deseen innovar en modelos de Gestio?n automatizada para procesos en la administracio?n pu?blica dependera? en gran medida de su capacidad para facilitar la adopcio?n de las TIC de forma extensa. Esta corresponde a la primera de las siete iniciativas ma?s destacadas de la “Estrategia Europa 2020”, elaborada por la Comisio?n Europea. La formulacio?n de la “Agenda Digital para Europa” se plantea como una preparacio?n de la economi?a de la Unio?n Europea para la pro?xima de?cada, desarrollando un modelo basado en tres prioridades que se refuerzan mutuamente: el conocimiento y la innovacio?n (crecimiento inteligente), el fomento de una economi?a eficiente en el uso de los recursos, ma?s competitiva y el impulso de una economi?a con un alto nivel de empleo que derive en una so?lida cohesio?n social. Todos estos esfuerzos encaminados a consolidar un servicio pu?blico flexible y transparente que tenga una clara capacidad de accio?n y no so?lo de reaccio?n.

La economi?a digital (tambie?n conocida como economi?a en Internet) utiliza sus capacidades transversales en la oportunidad de incrementar la productividad y la competitividad de otros sectores, aprovechando el potencial de ofrecer servicios que generen valor agregado a las empresas gubernamentales para superar ma?s fa?cilmente los 'retos globales'. La imperiosa e inevitable necesidad de establecer una administracio?n electro?nica esta? forzando a numerosos responsables del sector pu?blico a establecer y definir una arquitectura tecnolo?gica acorde al mercado cambiando el modelo de gestio?n y el liderazgo correcto de los equipos, tomando las decisiones oportunas con una disminucio?n importante de la inversio?n y el gasto pu?blico.

Entonces si es un camino en el cual sabemos el destino, ¿por que? no prepararnos 'ya' y generar los cambios necesarios? ¿por que? debemos esperar mas en la bu?squeda de soluciones tecnolo?gicas que aseguran una tasa de retorno corta y segura?

¿Y de que? manera nos aseguramos el e?xito en un proyecto de este tipo? A nuestro juicio, las iniciativas en materia de licitacio?n electro?nica que han tenido e?xito incluyen a menudo, un gran apoyo por parte de los promotores que desean mejorar sus procesos y aprovechar las bondades de la contratacio?n electro?nica para fomentar y desarrollar sus sistemas. Adema?s han contado con comunidades de usuarios y clientes que aplauden y auspician el uso de los mecanismos tecnolo?gicos, asi? como un esfuerzo continuado. Pero no vale la pena mentir, poner en pra?ctica un mecanismos de este tipo es un gran esfuerzo, que a menudo requiere un personal de TI comprometido a la organizacio?n, un equipo encargado de soportar la infraestructura de hardware, asi? como la asesori?a adecuada que mantenga el rumbo o visio?n de futuro.

Posiblemente, la experiencia ha demostrado que uno de los principales obsta?culos en la utilizacio?n de estos sistemas de licitacio?n electro?nica consiste en la dificultad de estimular a todas las entidades que deseen participar en la licitacio?n y mencionamos a la 'totalidad' de ellas porque lo importante en todo proceso es asegurarse de ofrecer igualdad de condiciones a los participantes, es por ello que no solamente debemos tomar en cuenta que los candidatos tengan la tecnologi?a adecuada sino que tambie?n hay que pensar en aquellos que desean entregar sus ofertas pero no poseen una infraestructura de TI en sus organizaciones. Aunque consideremos aspectos como el mantenimiento de un clima orientado a la productividad y el desarrollo, debemos 'asegurarnos' que se creen los mecanismos para incorporar aquellos participantes que no este?n alineados a los procesos tecnolo?gicos actuales.

Una vez superadas estas dificultades a los cambios que propone el avance tecnolo?gico, el pro?ximo reto consiste en abrir las puertas a la Gestio?n Electro?nica de Documentos integrada en este proceso porque al aplicarla en los modelos de licitacio?n podemos generar un ahorro de costos entre un 40% y 65%, adema?s de administrar todo el proceso de forma transparente, asegurarnos de ofrecer reducciones de los periodos de pago o cobro, notificaciones actualizadas con los participantes y adjudicados, etc. Esto toma importancia estrate?gica ya que un proceso de licitacio?n normalmente involucra un gran nu?mero de participantes de la administracio?n pu?blica, directa o indirectamente. Se necesita contar con revisores, personal de auditoria, representantes te?cnicos del a?rea especifica a la que se refiera el Acto, supervisores, empleados de finanzas, entre otros. Todos funcionando como una cadena que ensambla, evalu?a, optimiza y ejecuta cada una de las actividades que conforman este proceso.

La simplificacio?n. La licitacio?n electro?nica para el sector pu?blico integra y facilita los procesos de las Ofertas, asi? como la evaluacio?n y adjudicacio?n por parte de la administracio?n pu?blica con las empresas privadas; ser capaz de gestionar de manera electro?nica y sin papeles todos los pasos –desde la publicacio?n de los pliegos hasta la adjudicacio?n– en una sola estructura de una forma ra?pida, transparente, segura y con la ma?xima confidencialidad es todo un gran paso. Sin duda que 'este sistema' es mucho ma?s interesante que el tradicional.

Debe ser capaz de gestionar la publicacio?n de los pliegos, que involucra el acceso online y descarga, manejar las solicitudes de aclaraciones a los pliegos, registrar y ofrecer disponibilidad a los documentos adicionales, aclaracio?n y rectificacio?n de los pliegos si proceden, supervisar el ana?lisis del pliego y elaboracio?n de la oferta, registrar el envi?o electro?nico de dichas ofertas cifradas con sellos de tiempo, soportar la constitucio?n electro?nica de la mesa de contratacio?n y apertura, coordinar la solicitud de aclaraciones y por u?ltimo la adjudicacio?n y firma electro?nica del contrato, considerando adema?s algunas otras actividades derivadas de las anteriores. Son muchos pasos pero ya cientos de organizaciones pu?blicas en todo el mundo las esta?n ejecutando, por lo que realmente vale la pena intentarlo.