¡No puedes mantener tus documentos por siempre!

Consideraciones importantes que nos hacen reflexionar sobre la conservación de la información documental.

Desde los años 1990, en la Administración Electrónica de los Documentos, han existido varias premisas que determinan la implementación y consecuentemente, el éxito en la preservación de los registros electrónicos: el significativo nivel de inversión, la complejidad de la misma administración en organizaciones grandes o heterogéneas, el desfase tecnológico en los departamentos y principalmente, la inestabilidad de los soportes así como la diversidad de los formatos, sumado a la inseguridad en la gestión de la validez jurídica de los documentos.

Y a pesar de todo, los mecanismos manuales de preservación parecen sufrir los mismos síntomas (o similares), ya que de manera consistente nos seguimos haciendo las siguientes preguntas: ¿Por qué nuestros datos se duplican o triplican anualmente? ¿Por qué gran parte de la información requiere de buen dinero para almacenar (año tras año) lo que pudiéramos considerar 'material obsoleto'?

En el mundo de la documentación física ocasionalmente le tememos a deshacernos de algo que pudiéramos necesitar, a pesar de que haya cumplido su vida útil y considerar esquemas de destrucción puede ser un mito, prefiriendo hablar de programas de retención (aunque realmente uno lleve a lo otro). Pero en cualquier caso necesitamos implementar un conjunto de estrategias y medidas de orden técnico y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro o pérdida de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad.

¿Cuál es nuestra mayor preocupación al administrar un centro de resguardo de información? Pues uno de los que han predominado es precisamente la capacidad de almacenamiento. La dimensión total de los depósitos es normalmente determinada por el grupo de Gestión Documental a cargo, teniendo en cuenta la disposición del espacio suficiente para albergar la documentación acumulada y su incremento 'continuo' de acuerdo con los parámetros establecidos en las Tablas de Retención Documental y los documentos de apoyo necesarios, atendiendo a la normativa vigente.

Adicionalmente hay que pensar sobre los centros de documentación, en los Archivos de Gestión y/o Archivo Central, ya que deben cumplir con las condiciones óptimas de ventilación, iluminación y demás características que garanticen su integridad funcional. Éstos pueden estar ubicados físicamente ya sea en un área de resguardo local o fuera del sitio. Los archivos con resguardo local son aquellos que por la naturaleza de los procesos de la operación, deben estar disponibles en el momento oportuno para la producción diaria. Se debe tener en cuenta que estos archivos tengan siempre sus respaldos, sobre todo los que se actualizan con frecuencia.

Por otra parte, los archivos con resguardo fuera del sitio, serán aquellos que por su importancia en la historia sean vitales en casos de pérdida o daños de la documentación local y que se puedan reponer rápidamente. Estos archivos deberían estar (preferiblemente) en una bóveda contra accidentes, fuera y distante del centro de cómputo, donde se mantengan los respaldos para proteger cualquier desastre.

¿Que hace falta par la valoración? La evaluación documental, es un procedimiento indispensable en el tratamiento archivístico y normalmente utiliza los resultados obtenidos en la fase de identificación para la generación y designación de agrupaciones documentales con anotación de sus fechas extremas. Adicionalmente, la valoración desarrolla los procesos de organización de los documentos (clasificación y ordenación), diferenciando lo útil de lo que no requiere almacenamiento, desde el criterio documental y de la conservación.

Algo que no podemos desestimar es que no sería posible la evaluación sin la identificación. Pero por otra parte, el acto de evaluar documentos va realmente mucho más allá de la mera asignación de los tiempos de permanencia, retención o destrucción, como han sido objeto de reconocimiento en diversos países o regiones. Está claro entonces que la evaluación documental tenga que dar relevancia a las reglas, criterios, así como los problemas que trae consigo la aplicación de la valoración, selección y eliminación en los Archivos de las administraciones públicas y privadas.

En resumen, hablar de evaluación en archivística es considerar lo que realmente le importa a la organización. Es una tarea que en ocasiones puede ser considerada compleja por cuanto requiere de una visión integral de la empresa, de sus documentos, etc. Adicionalmente, genera una serie de preguntas a las cuales se debe dar una respuesta objetiva: ¿qué conservar?, ¿qué eliminar?, ¿cuándo aplicar la decisión?, ¿cuáles son los casos excepcionales?, ¿quiénes participan?, etc. La valoración permite establecer a cada una de la series documentales el peso o importancia que poseen en función de los efectos que causan, de la información que contienen o de su relevancia.

Pero, si el alcance de la valoración documental como elemento archivístico es proporcionar un instrumento dinámico dentro del programa de Gestión Documental que describa en forma clara la totalidad del fondo acumulado y se convierta en la guía para la organización, selección y expurgo de los documentos, ¿Por qué en ocasiones no le hacemos caso a nuestras propias reglas?

¡Seguir el plan de acción! Para constituir una base solida y asegurar la productividad en la gestión documental es necesario planificar un conjunto de acciones cuyo objetivo sea responder a corto, mediano y largo plazo, 'con actividades concretas' en la organización de los fondos acumulados (cúmulo de material documental) y en la elaboración, implementación y aplicación de las tablas de valoración. La ejecución del plan debería estar sujeto a la aprobación definitiva por parte del Comité de Archivo de la empresa. Y como siempre, las actividades ejecutadas requieren de una gestión, evaluación y ajuste sobre el cumplimiento de los objetivos alcanzados con el fin de retroalimentar las etapas propuestas.

Pero a pesar de todo, una vez encaminados los pasos iniciales y aprobada la valoración documental, se procede a su aplicación y operación en los respectivos archivos, ya sea el Central o los Históricos, considerando las siguientes acciones: la aplicación de la capacitación, formalización y difusión en toda la empresa de las tablas de valoración, el retiro o movilización de la documentación que ha perdido sus valores primarios y no posee secundarios, de acuerdo a lo registrado y aceptado por las unidades organizativas, la foliación, la eliminación, la preparación física de la documentación a conservar (incluyendo la limpieza, retiro de material metálico y sustitución de unidades de conservación, etc.

Para concluir, cualquier entidad empresarial necesita un soporte funcional y administrativo que le permita decidir adecuadamente cuáles documentos deben prevalecer y durante cuánto tiempo, ya que sin archivos e información los organismos no podrían ser administrados adecuadamente y más aun, en forma eficaz.

Lo anterior implica que con la elaboración e implementación de la valoración documental se puede reconstruir la memoria organizacional hasta la fecha que se considere válida. Es necesario entonces aplicar en forma práctica los pasos que promuevan una preservación optimizada que no comprometa los recursos económicos asociados al excesivo almacenamiento y acumulación de material que ha perdido valor histórico y por consecuencia su vigencia.