¿Cómo compartir documentos electrónicos en la Empresa?

¡Descubre formas sustentables para el intercambio de contenidos!

Histo?ricamente, la Gestio?n de Contenidos Corporativos ha sido vista como un sistema semi-estructurado para la captura de informacio?n en la oportunidad de procesar archivos digitalmente, apoya?ndonos en la tecnologi?a actual y aprovechando dispositivos multifuncionales, de los cuales tenemos 'muchos' hoy en di?a. Gran cantidad de esas soluciones informa?ticas utilizan el concepto de “contenidos almacenados de manera centralizada”, ti?picamente como Repositorios que se comparten a trave?s de la Corporacio?n, ofreciendo diversas caracteri?sticas y potencialidades. Algunos de ellos son fuertemente colaborativos, con un excelente control de versiones y capacidades de flujos de trabajo. Otros simplemente esta?n disen?ados para compartir archivos y en algunos casos esta?n desconectados del resto de las aplicaciones corporativas y son utilizadas por Departamentos de manera individual.

El objetivo del presente documento desarrollado por GbitCorp es pues, ma?s que entender los procesos organizacionales y su interrelacio?n entre si?, es precisamente elaborar una apreciacio?n objetiva de la interaccio?n que existe entre las unidades organizativas con respecto al flujo de documentos inter-departamentales, sin considerar elementos particulares relacionados con el a?rea del negocio y exponiendo generalidades con una capa de abstraccio?n razonable sobre la manipulacio?n fi?sica y digital de la informacio?n.

La era del consumo masivo de componentes IT. No podemos negar que en la actualidad existe una necesidad muy alta y creciente de todo lo relacionado con la tecnologi?a; hay un bombardeo constante que pretende innovar sobre las aplicaciones para compartir informacio?n: dispositivos mo?viles, tablets y equipos porta?tiles para estar siempre conectados a la red de la compan?i?a, aprovechamiento de la cloud computing para disponer de un lugar de trabajo virtual, sistemas CRM y ERP actualizados anualmente (o incluso antes) con nuevas potencialidades y mo?dulos extendidos. Este consumismo tecnolo?gico parece no parar de crecer pero realmente ¿la organizacio?n esta? preparada para absorber todos estos cambios? Al igual que cuando construimos una casa con unas fundaciones de?biles, si nuestros sistemas informa?ticos crecen sin una visio?n de futuro, el flujo de la informacio?n puede convertirse en un rompecabezas que genere tiempo y esfuerzo adicional para su correcta interpretacio?n. Es necesario que las bases sean so?lidas y robustas para soportar el crecimiento, la agilidad y productividad que el resto de las Gerencias anhela.

El norte para cualquier a?rea organizativa debe ser sin duda alguna espacios de trabajo flexibles y seguros, sin 'paredes' u obsta?culos que disminuyan o minimicen el acceso a los datos (sin socavar obviamente los niveles de seguridad requeridos). Tanto los trabajadores que utilicen dispositivos mo?viles o porta?tiles como los proveedores y clientes deben disponer de mecanismos unificados y esta?ndares que faciliten el acceso a las transacciones, algunas de ellas alineadas con la tecnologi?a B2B para el intercambio seguro de los registros entre compan?i?as, por citar un ejemplo. Algunas iniciativas que han demostrado ser exitosas para el intercambio sustentable de contenidos administrativos en la organizacio?n son:

a. El desarrollo de equipos colaborativos con participacio?n multidisciplinaria que normalice los procedimientos de intercambio de informacio?n y genere poli?ticas para su gestio?n, actividades de mejora continua asi? como correccio?n de desviaciones.

b. El acceso de la documentacio?n en linea por intermedio de mecanismos tecnolo?gicos habilitadores tales como acceso mo?vil y cloud computing. Algunas organizaciones han aprovechado su utilizacio?n para conectar personal de ventas, ingenieros de campo, supervisores de obra y un gran numero de profesionales con su casa matriz y acceder a contenidos de manera inmediata.

c. La sincronizacio?n de la informacio?n durante cada etapa del proceso con las unidades que intervienen y participan en el ciclo vital de los documentos hace posible que la empresa este siempre informada y pueda dar respuesta de manera precisa. Desarrollar esta iniciativa en la organizacio?n promueve un intercambio de contenidos que dinamiza la administracio?n y asegura respuestas tempranas a las necesidades de la compan?i?a.

d. Asegurar procedimientos flexibles pero a su vez blindados genera confianza al momento de compartir documentacio?n sensible y con grados de confidencialidad. Es

importante desarrollar estrategias que manipulen los documentos con un equilibrio entre la seguridad y los niveles de difusio?n. Lo anterior puede ser descrito por intermedio de poli?ticas instauradas para apoyar el uso de contenidos compartidos.

e. Una gestio?n escalable de contenidos que pueda absorber el crecimiento desmesurado de informacio?n administrativa (en algunos casos) por intermedio de aplicaciones de software que manipulen su ciclo de vida.

!Alcanzando el acceso unificado! Sin una estrategia, el ambiente siempre se vuelve complejo. La integracio?n, la gobernabilidad de los datos y la discrecio?n de la informacio?n deben ser nuestro 'norte'. En algunas organizaciones esto representa la imposibilidad de compartir los documentos con la confianza requerida. La colaboracio?n efectiva es la base para la toma de decisiones, con tiempos de respuesta que satisfagan a los clientes finales. Esto se puede lograr en parte con la utilizacio?n de nueva tecnologi?a pero llevada de la mano con la implementacio?n de procesos coherentes y la documentacio?n de los procedimientos de trabajo.

Un escenario muy comu?n es el que vemos a diario en el departamento de servicio al cliente, a?rea en la cual debemos ser mas efectivos y organizados. Supongamos que que un cliente realiza una solicitud para un requerimiento cualquiera vi?a web; una aplicacio?n alojada en la nube puede recibir, procesar y gestionar el requerimiento, el departamento de atencio?n al cliente atiende la notificacio?n de servicio y da inicio a un flujo de trabajo que recorre las instancias correspondientes para lograr su atencio?n. Automatizar este proceso permite realizar notificaciones cada vez que ocurre un evento o cambio de estado, garantiza que el proceso no se detiene en algu?n cuello de botella y genera respuestas concretas. Esta informacio?n es manipulada positivamente en las redes sociales y genera un clima de conformidad de consolide la reputacio?n de la empresa, cerrando el circulo y permitiendo que se logren seguidores que promuevan un efecto multiplicador en el conocimiento informal que actualmente rinde frutos en la promocio?n de servicios.

Se podri?a pensar que las organizaciones han obtenido los beneficios de los archivos y documentos compartidos a pesar que aun casi el 62% por ciento de las empresas han demostrado ser recelosas en la implementacio?n de estrategias que conectan directamente los requerimientos de los clientes con los procesos y documentos internos de los departamentos. Solo el 1% de las que han dado el paso describen situaciones que les han llevado a tomar la decisio?n de dar vuelta atra?s en el proceso de integracio?n para los documentos compartidos. A pesar que esta tecnologi?a tiene algunas limitaciones, en algunos sectores se ha detectado la urgencia de 'probar' con la intencio?n de marcar la pauta en a?reas como la atencio?n al cliente y la consolidacio?n de servicios. Es de hacer notar que ser pioneros siempre es una ventaja. Incluso existen organizaciones que arriesgan capital en la oportunidad de producir ofertas que garanticen la calidad del servicio en vez de esperar a que las tecnologi?as sean perfectamente probadas y garanticen su uso confiable.

El Rol de la ECM (Enterprise Content Management). Implementar requiere invertir, dedicar recurso humano y evaluar riesgos potenciales de informacio?n (siendo pesimistas) que podri?a ser considerada sensible o susceptible a pe?rdidas en algu?n momento dado. A pesar que la mayori?a de las compan?i?as no disponen de un acceso a los contenidos con mecanismos unificados (colaborativos y con acceso mo?vil), ma?s del 67% de ellas consideran como cri?tico su uso a corto o mediano plazo.

La combinacio?n de ECM y la cloud computing puede hacer que los contenidos y su acceso desde cualquier ubicacio?n geogra?fica sea muy atractivo y transparente al usuario final. Con un acceso seguro, aplicando niveles de seguridad y con la habilidad de administrar, editar y enriquecer la documentacio?n sin riesgo a la duplicacio?n.

La perspectiva de la ECM desde el punto de vista mo?vil apoya el hecho de que los empleados pueden actualmente hacer 'mas cosas' con dispositivos de acceso y visualizacio?n porta?tiles, considerando el uso de los browsers ma?s que mediante apps dedicadas que limitan las capacidades offline. Cerca del 20% apoya la necesidad de efectuar comentarios y ediciones sobre los contenidos en contraposicio?n al uso de los apps, permitiendo la interaccio?n con los procesos y ciclos de aprobaciones. En definitiva las capacidades son muy prometedoras por lo que se espera en los pro?ximos an?os que los cambios se lleven a cabo en una etapa de transformacio?n que involucre la coexistencia de diversas tecnologi?as pero orientadas a la integracio?n.