Smart Control – Sistema de Marcación y Control de Esfuerzo

Nuestro Sistema de Marcación y Control de Esfuerzo “Smart Control” fue una iniciativa que surgió de la necesidad de medir el esfuerzo que el personal invertía en cada cliente o proyecto. Hace 2 años hacíamos todo tipo de registros manuales para generar informes de productividad y rendimiento. Eran labores titánicas de seguimiento al personal para que completaran los reportes y detallaran sus actividades diarias.

Cuando diseñamos la solución, pensamos en que debía ser integral, además de registrar el esfuerzo del personal debía optimizar las tareas de Recursos Humanos, así como del propio personal al facilitar la solicitud de vacaciones, cartas de trabajo, registro de incapacidades, notificación de ausencias, seguimiento a horas compensatorias, solo por mencionar unas cuantas. Son tareas que parecen sencillas, pero requieren un intercambio de comunicaciones y aprobaciones, que por medio de un flujo de trabajo con Smart Control se puede automatizar.

Con el uso de la herramienta y siempre pensando en la optimización con Smart Control obtuvimos distintas experiencias de los usuarios, consiguiendo resultados desde el primer día y han surgido nuevas oportunidades de mejora que permiten que nuestra solución siga creciendo.

Siendo una empresa consultora y de servicios, la herramienta ha facilitado la comunicación y el seguimiento del personal que no se encuentra en un mismo espacio físico, bien porque se encuentran asignados a un cliente en particular, trabaje remotamente o esté desde la oficina, el supervisor inmediato, recursos humanos o la gerencia del área, puede saber cualquier particularidad del trabajo, la actividad, tarea o proyecto, teniendo a disposición la trazabilidad general o específica del esfuerzo invertido.

SmartControl nos ayudó muchísimo cuando hicimos la transición de pasar de un trabajo en la oficina a que todo el personal trabajara desde casa como consecuencia del Covid-19, fue muy sencillo y todos se adaptaron muy bien al cambio, incluso obteniendo mejores resultados en el rendimiento del personal y desde el punto de vista de supervisión de personal y proyectos, fue totalmente transparente y sin contratiempos.

Los propios usuarios de la herramienta que en principio tuvieron algún tipo de rechazo al cambio, se han adaptado muy bien, considerando SmartControl como una herramienta más de trabajo, para un nuevo recurso que nunca ha trabajado con este tipo de herramientas la adaptación es inmediata. Les consultamos al azar su experiencia con la herramienta a algunos de nuestros usuarios y expresaron lo siguiente:

“Puedo decir que una de las principales características de SmartControl son el registro histórico, fácil acceso a la información y organización. Con SmartControl se puede saber que hizo quien y cuando y hasta donde. Ayuda a supervisar en que actividades, funciones o proyectos invierte el tiempo el personal. Permite identificar a personas puntuales e impuntuales, determinar productividad, responsabilidad y cumplimiento. Además, de llevar un control centralizado de los expedientes del personal.” José Marval, Arquitecto BI.

“SmartControl, lo utilizo para marcar mi entrada y mi salida. También para realizar las solicitudes de vacaciones y subir incapacidades. De manera general, me parece un sistema muy adaptable, donde te encuentres y cuentes con una red de conexión, para llevar a cabo dichos procesos, en mi caso particular no lo desarrollo por horarios, ya que una actividad que esté realizando me puede llevar semanas.” Manuel Martínez, Analista Contable.

“Smart control es una herramienta muy fácil de manejar; es muy intuitiva, pude entender las funcionalidades que existen en la herramienta, sin tener un conocimiento previo de la misma. Me siento más organizada, ya que puedo ver mis actividades anteriores y continuar con ellas o culminarlas. También, en la sección de Mi Perfil, puedo ver mis horas trabajadas en el mes, junto con mis días disponibles de vacaciones, es muy ilustrativa.” Fergie Acosta, Developer.

“Yo únicamente utilizo Smart Control como sistema de marcación y las opciones para el recurso humano como solicitar vacaciones, subir a la herramienta las incapacidades o solicitar cartas de trabajo, creo que aprovecharé las demás opciones que brinda en la medida que las vaya necesitando. La solución es muy amigable, cualquier persona que no la conozca creo que tendrá bien claro cómo manejarse dentro de la misma.” Katherine Vergara, Apps Developer.

En resumen, la accesibilidad y navegación sencilla del sistema son una gran ventaja que reduce la curva de aprendizaje y los tiempos de implementación del sistema, a esto le sumamos los reportes e indicadores que apoyan en la gestión del personal:

Utilizar un sistema para medir el esfuerzo laboral nos permitió contar con una estimación cuantitativa y cualitativa del grado de eficacia con que las personas llevan a cabo las actividades, objetivos y responsabilidades de sus puestos de trabajo.

Después de valorar y comprobar los resultados del sistema, nuestro objetivo es ofrecerles a las empresas la tranquilidad y posibilidad de ser productivos y obtener resultados sin importar donde se encuentren sus colaboradores. Al mismo tiempo que permita apreciar la integración de las personas en sus puestos, mejorar su actuación futura y, con ello, mejorar los resultados de la empresa.